Informācija
VADĪBA

Informācijas PĀRVALDĪBA

Izaicinājums digitalizācijas: jāgaida-un-skatīt pieeja ir vienkārši nav iespēju.

Kā katram no mums arī zina, no mūsu ikdienas darbā ar informāciju un dokumentiem, kas ir pieejami ātri, šobrīd liela nozīme. Neskatoties uz to, ka aptuveni puse no visiem Smb Vācijā nav digitalizācijas stratēģijas. Fakts ir, tomēr, ka uzņēmumiem, kas darbojas EMS risinājumu un līdz ar to arī izmantot tīmekļa informācijas procesu – sasniegtu lielākus panākumus tirgū. Tas nozīmē, ka nav labāka laika, nekā pašlaik, lai izaicinājumam. TA Triumph-Adler ir jūsu partneris padarīt pirmais solis uz digitālo laikmetu, un nodrošināt netraucētu procesu. Mums ir iespēja to darīt, ko klausīties. Piedāvājot mūsu klientiem individuālas konsultācijas. Un, nodrošinot pilnu produkcijas klāstu, sākot no pamata programmas īstenošanai komplekss TAAS projektiem.

"Digitalizācijas tikai sniedz pozitīvus rezultātus, ja process ir sistemātiski jāplāno no sākuma līdz beigām."

Frank Dembach, Valsts Tirdzniecības Direktors – IT Risinājumi & Konsultācijas

Trīs jautājumi Frank Dembach

Jautājums:Ja jūs redzat šķēršļus un iespējas, kad runa ir par digitālo informācijas procesu?

Atbilde:Iespējas skaidri lielāki šķēršļi. Klienti un piegādātāji var saņemt informāciju, kas viņiem ir nepieciešams ātri un izvietot darbiniekiem, ja tie ir nepieciešami. Tas atbrīvo laiku, lai koncentrētos uz galveno darbības, bet arī novēršot nepieciešamību meklēt fizisko arhīvu. Vienīgais arguments nav izplatot elektroniskā arhīvs ir darbinieku resursus, kas nepieciešami, lai to izdarītu. Neskatoties uz šo argumentu, tas ir solis vērts. Tiem, kas veic lēcienu baudīt laiku saglabāts un vērtību, tas atraisa.

Jautājums:Kā komplikācijas var izvairīties, migrējot uz digitālo arhīvu?

Atbilde:Kvalitātes plānošanā un atbilstošu projektu vadība ir ārkārtīgi šeit. Sadarbība starp pakalpojumu sniedzējiem un uzņēmuma projektu vadības komandai ir jādarbojas vienmērīgi. Ir svarīgi, lai vispirms noteiktu mērķi, un pēc tam noteikt precīzu robežām projektu. Mēs uzskatām, ka ir svarīgi veikt cilvēka faktors vērā, no lietotāju viedokļa.

Jautājums:Kādas ir priekšrocības, izmantojot TAAS programmatūras risinājumus?

Atbilde:Mūsu acis, TAAS sistēmas ir solis, lai panāktu lielāku efektivitāti dokumentu un informācijas pārvaldība. Mūsdienu pasaulē arhivēšana ir praktiski vidusskolas iezīme daudzās sistēmās. Tas veicina arī tas, ka uzmanība īstenošanas laikā ir optimizēt elektronisko procesu un faktūras vadība. Informācija un dokumenti ir pieejami visās vietās un visā uzņēmumā. Ar ECM sistēmu, tāpēc ir lieliska platforma, kas ļauj visiem personāla locekļiem, sadarboties, strādājot ar vislabāko pieejamo informāciju. Arhivēšanas pati darbojas fonā un pārsūta failus ilgtermiņa glabāšanai saskaņā ar noteiktiem noteikumiem.

Jautājums:Papildu jautājums: vai jūs Varētu sniegt trīs padomus par to, kā attīstīt digitālo arhīvu un to, kā izvēlēties pareizo programmatūru?

Atbilde:

  • Iepazīties ar jūsu uzņēmuma iekšienē un pārskatīt jūsu prasībām, pirms jūs sāktu meklēšanu.
  • Nav jākoncentrējas tikai uz tehnoloģiju, jums arī nepieciešams apsvērt kvalitāti un plānošanas, kā arī.
  • Turklāt, nav mēģināt darīt visu uzreiz. Mēs vispirms nosakiet jomu, un process ar vislielāko potenciālu pievienoto vērtību un pēc tam doties no turienes.

"Katram uzņēmumam būs jāveic pāreja uz digitālo rēķinu izrakstīšanas procesu."

Olaf Stammer, Vadītājs Mārketinga Risinājums

Lai palīdzētu ietaupīt laiku un naudu savā norēķinu procesu.

1. Saņēmējam ir vismaz netieši piekrišanu rēķinu.

2. Visiem rēķiniem ir jāatbilst specifikācijām, kas noteiktas vācu Pievienotās Vērtības Nodokļa Likums (UStG) un ietver obligāto informāciju, kas noteikta 14. panta 4. punktu un 14.a UStG.

3. Jums ir nepieciešams, lai pārbaudītu autentiskumu un integritāti rēķinu un dokumentu par to, ka rēķins ir uzskatāms maksājuma saistības, un pakalpojums tika sniegts. To var panākt, izmantojot iekšējo kontroles mehānismu, ka jūs varat veidot sevi.

4. Dokumentiem ir jābūt pieejamiem prezentācijas laikā saglabāšanas termiņš ir desmit gadi. Dokumentu vadības risinājumi būtu atbalsta spēju lasīt iepriekšējo un pašreizējo formātu (TIFF un/vai PDF) visā laika periodā.

5. Uzglabāt visus rēķinus nemodificētu valsts un kontrolēt piekļuvi tiem. Izmantošanai TIFF formātā un PDF, kā standarta audita pierādījumu formātu, kas paredzēti ilgtermiņa arhivēšana ir ierasta prakse. Tas arī ļauj pārbaudīt, ja dokuments bija edited.

6. Jums ir nepieciešams, lai saglabātu to sākotnējās kopiju elektronisko rēķinu. Kad jums ir pārvērsts par elektronisku rēķinu uz citu formātu, jums būs nepieciešams, lai saglabātu oriģinālo failu, kā arī visu konvertē dokumentus, kas izveidoti.

7. Jūs varat skenēt un iznīcināt papīra rēķiniem, ja jūs novērot "Principiem, pienācīgi saglabājot, uzturot un saglabājot grāmatas, reģistrus un dokumentus elektroniskā formātā un datu pieejamību" (GoBD), kā to paredz vācijas nodokļu iestādēm. Šo administratīvo regulu, ko izdevusi Federālā Finanšu Ministrija aizstāj "Principus, datu piekļuves un auditability digitālo dokumenti" (GdPdU), 2015. gada sākumā.

8. Jums jāspēj sniegt pierādījumus par savu revīzijas procedūras, ar atpakaļejošu datumu. Iekšējā audita pārvaldības pie jūsu uzņēmumam ļaus jums, lai izpildītu šīs prasības. Lūdzu, paturiet prātā, ka jums ir pienākums, lai saglabātu procesa dokumentācijas desmit gadus.

9. Papildu piezīme par ZUGFeRD standarts: ZUGFeRD ir īsa Centrālā Lietotāja Rokasgrāmatu Forums Elektroniskie Rēķini Vācijā. Šis standarts tika izstrādāts Forums Elektroniskie Rēķini Vācijā (FeRD) kopā ar ministrijām, biedrībām un privātajiem uzņēmumiem. Tas atbilst visām tiesību normām un ir aprakstīts, kā visu informāciju, kas iekļauta rēķinā ir saglabātas vienā PDF failā. Standarts nosaka prasību, ka sūtītājs ir uzņēmums, rēķina datums un numurs summas un bankas kontu numurus, vienmēr ir jāglabā tajā pašā iepriekš noteiktā vietā XML failu. Tas ļauj jebkuru programmu, lai turpinātu procesu rēķina datus automātiski.